ALTERNANCE Soutien Assistante de Direction F/H

Construisons ensemble un avenir de confiance

Thales est un leader mondial des hautes technologies spécialisé dans trois secteurs d’activité : Défense & Sécurité, Aéronautique & Spatial, et Cyber & Digital. Il développe des produits et solutions qui contribuent à un monde plus sûr, plus respectueux de l’environnement et plus inclusif. Le Groupe investit près de 4 milliards d’euros par an en Recherche & Développement, notamment dans des domaines clés de l’innovation tels que l’IA, la cybersécurité, le quantique, les technologies du cloud et la 6G. Thales compte près de 81 000 collaborateurs dans 68 pays. ​

Nos engagements, vos avantages

• Notre savoir-faire technologique

• Notre attention portée à l’équilibre des collaborateurs

• Un environnement inclusif et bienveillant

• Un engagement sociétal et environnemental reconnu (Thales Solidarity, indice CAC 40 ESG…)

Votre quotidien

L’équipe : Pôle Coordination et Support aux Opérations constitué d’une Responsable de pôle et d’un collaborateur Assistant

L’environnement/activités : Activités administratives en soutien des Opérations de l’établissement et au profit de la Direction ou des fonctions transverses (HSE, Communication, RH,…), ou des collaborateurs, sous la supervision de la responsable du Pôle.

Les enjeux : Contribuer à la fluidité du service rendu aux équipes, en réponse à leurs demandes, soutenir la mise en œuvre des opérations de communication, de formation ou sensibilisation, mises en place par l’Etablissement au profit des collaborateurs, accompagner la logistique des évènements ou réunions.

Votre mission

En qualité d’Elève apprenti.e. en Assistanat de Direction, vous seconderez l’équipe du pôle Coordination et Support aux Opérations du site de Lambersart et contribuerez à la gestion des Opérations au travers des missions suivantes :

• Traiter le courrier arrivée,
• Traiter les demandes des collaborateurs soumises dans l’outil de ticketing (application logicielle servant à la gestion des diverses demandes des collaborateurs du site),
• Etre le point de contact des collaborateurs pour toute demande et savoir orienter,
• Saisir les demandes d’achat, suivre les commandes associées, la facturation, aider à la résolution des litiges
• Gérer les stocks de fournitures de bureau à disposition des collaborateurs,
• Préparer et organiser la logistique des évènements internes (visites clients, animations sur le site, réunions d’équipes…) : relations avec les traiteurs pour des demandes de devis petits-déjeuners ou cocktails, suivi du nombre de participants et relances, gestion de la logistique des salles…
• Participer à la gestion du parc de véhicules de service (gestion du planning des réservations, planification de l’entretien des véhicules, gestion des sinistres, traitement des infractions),
• Initier les circuits d’arrivée et départ pour les nouveaux collaborateurs et les collaborateurs sortants,
• Assurer la coordination avec les différents prestataires externes (prestataires de distribution de café, d’entretien des plantes, ESAT, etc.) et les différents pôles en interne,
• Contribuer à la pérennisation des processus internes,
• Etre force de proposition au sein de l’équipe et questionner les pratiques dans le but de les faire évoluer.

Votre profil

Etudiant(e) de niveau Bac+2 / Bac+3 avec une spécialisation en assistanat, vous recherchez une alternance de 1 à 2 ans ?

Compétences / Connaissances à maitriser

Connaissance des outils informatiques du Pack Office (Microsoft Word, Excel, Powerpoint)

Compétences / Connaissances souhaitées

Vous avez acquis des connaissances en assistanat (assistanat administratif, gestion d’agenda, organisation d’évènements, …).

Vous êtes doté(e) d’un excellent relationnel. Votre adaptabilité et votre capacité à collaborer seront des atouts essentiels.

Votre orthographe est soignée.

Vous faites preuve d’autonomie, de discrétion, d’écoute active et d’une très grande rigueur.

Vous savez jongler entre plusieurs tâches.

Vous avez le sens du service et êtes attentif(ve) à la qualité du service rendu.