HBO Stage: Algemene werkinstructie Bedrijfsbureau

Project title:

• Algemene werkinstructie Bedrijfsbureau

Project overview:

• Het project heeft betrekking op de twee bedrijfsbureaus van Frencken machining (Reuver & Eindhoven).
• Binnen het proceshuis van de organisatie is het bedrijfsbureau verantwoordelijk voor de administratieve en coördinerende ondersteuning van de productie- en logistieke processen. Het proces is op hoofdlijnen beschreven, maar in de dagelijkse praktijk blijkt dat er veel aanvullende kennis, uitzonderingen en specifieke werkwijzen bestaan die niet eenduidig zijn vastgelegd.
  Deze kennis zit grotendeels bij (ervaren) medewerkers en is daardoor persoonsgebonden. Dit brengt risico’s met zich mee voor continuïteit, uniformiteit en kwaliteit van de gegevensverwerking.
• Om dit te verbeteren, is besloten om een Algemene Werkinstructie (AWI) te ontwikkelen waarin alle processtappen, uitzonderingsgevallen en werkwijzen van het bedrijfsbureau op een gestructureerde manier worden beschreven.

Scope van het project

Binnen de scope:

• Alle kerntaken van het bedrijfsbureau binnen het vastgestelde proces in het proceshuis.
• In kaart brengen van kennis, werkwijzen, uitzonderingen en beslisregels die door medewerkers worden toegepast.
• Structureren en vastleggen van deze informatie in een uniforme Algemene Werkinstructie.
• Afstemming met betrokken interne afdelingen (zoals productieplanning, inkoop, verkoop, magazijn en kwaliteitsdienst).

Buiten de scope:

• Inhoudelijke herziening van het proces en/of inrichting van het ERP-systeem zelf (procesontwerp op hoofdlijnen blijft ongewijzigd)
• Implementatie van nieuwe software of systeemaanpassingen.

Objectives & expected outcomes:

Het doel van dit project is het ontwikkelen van een volledige, eenduidige en praktische Algemene Werkinstructie voor het bedrijfsbureau die aansluit op het bestaande procesontwerp en gebruikt kan worden als standaard voor de dagelijkse werkzaamheden.

Concrete doelstellingen:

• Vastleggen van alle processtappen, beslismomenten en uitzonderingen in een duidelijk en toegankelijk document.
• Reduceren van afhankelijkheid van individuele medewerkers.
• Creëren van één uniforme werkwijze en gegevensverwerking binnen het bedrijfsbureau.
• Ondersteunen van kennisborging en opleiding van nieuwe medewerkers.

Verwachte resultaten

• Een complete en goedgekeurde Algemene Werkinstructie voor het bedrijfsbureau, inclusief:
  • Beschrijving van alle processtappen.
  • Behandeling van uitzonderingsgevallen en afwijkende werkwijzen.
  • Overzicht van rollen, verantwoordelijkheden en gegevensstromen.
• Een samenvattend rapport met aanbevelingen voor borging en toekomstig onderhoud van de werkinstructie.
• Een duidelijke bijdrage aan kennisborging, continuïteit en kwaliteitsverbetering binnen het bedrijfsbureau.

Taken van de stagiair:

Analysefase:

• Bestuderen van het bestaande proces (proceshuisdocumentatie).
• In kaart brengen van huidige werkwijzen, taken en uitzonderingen via interviews en observaties bij medewerkers.

Structureringsfase:

• Ordenen van verzamelde informatie in processtappen, beslispunten en uitzonderingen.
• Uitwerken van processtromen in visuele schema’s of flowcharts (indien gewenst).

Ontwikkelfase:

• Opstellen van de Algemene Werkinstructie, inclusief beschrijving van processtappen, rollen, verantwoordelijkheden, systeemhandelingen en uitzonderingen.
• Controleren van de conceptversie met medewerkers en leidinggevenden.

Borgingsfase:

• Verwerken van feedback en afronden van de definitieve werkinstructie.
• Opleveren van een aanbeveling voor onderhoud en periodieke actualisatie van de werkinstructie.

Verantwoordelijkheden:

• Zorgdragen voor een nauwkeurige en betrouwbare weergave van de werkwijzen.
• Betrekken van relevante medewerkers en stakeholders in het bedrijfsbureau.
• Afstemmen van de inhoud met de stagebegeleider en proceseigenaar.

Waardigheden:

• Technical Skills (e.g., programming languages, tools, design, data analysis)
  • Kennis van procesanalyse en documentatie (bijv. SIPOC, flowcharting, of BPMN).
  • Vermogen om complexe procesinformatie te structureren en begrijpelijk te beschrijven.
  • Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Visio of PowerPoint) of andere documentatietools.
  • Basiskennis van ERP- of planningssystemen (optioneel afhankelijk van het bedrijfssysteem).
• Soft Skills (e.g., teamwork, communication, problem-solving)
  • Interview- en luistervaardigheid: effectief ophalen van kennis bij medewerkers.
  • Analytisch vermogen: doorzien van samenhang tussen processtappen en uitzonderingen.
  • Schriftelijke vaardigheden: helder, gestructureerd en foutloos documenteren.
  • Samenwerkingsvermogen: constructief samenwerken met medewerkers van verschillende afdelingen.
  • Nauwkeurigheid en oog voor detail: essentieel voor correcte vastlegging van werkinstructies.
  • Organisatievermogen: plannen en prioriteren binnen meerdere informatiestromen.

Deze stage is het meest geschikt voor studenten die in het tweede jaar van een hbo-opleiding Logistiek of Bedrijfskunde zitten.

Wil je graag solliciteren? Doe het dan nu!