Stagiaire Archiviste

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Sous la supervision de l’assistante archiviste, le stagiaire archiviste apportera un soutien à l’équipe IRC de la coordination de Bamako pour le bon fonctionnement du système d’archivage mis en œuvre dans la coordination de Bamako.

Pour atteindre ses objectifs, l’archiviste a pour rôle de donner l’appui technique, dans le respect des règles et procédures financières de l’International Rescue Committee (IRC) au Mali. Il devra s’assurer que les archives soient classées conformément au système d’archivage retenu par IRC.

 Responsabilités

• Archivage électronique : Mise à jour des pièces justificatives de Bamako et des bases sur Box dans le dossier dédié au projet ECHO/BMZ en suivant le modèle d’archivage exigé par les bailleurs ECHO/BMZ ;

• S’assurer de l’exhaustivité de chaque dossier archivé et de la conformité des pièces ;

• Avoir une collaboration étroite avec les départements RH, LOGISTIQUE, FINANCE pour l’obtention des documents demandés ;

• Fournir les pièces justificatives des transactions financières lors des audits ;

• Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.

Aptitudes personnelles

• Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’anglais est un atout ;

• Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ;
• Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
• Maitrise complète de l’outil informatique ;
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
• Travail en équipe et facilitation des solutions.

Compétences

• Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en français avec le personnel du programme, la direction et les employés supports ;
• Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles.

Exigences du poste

Éducation : BAC + 2 en comptabilité, finances, documentaliste ou tout diplôme équivalent ;

Langues : Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’anglais est un atout ;

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite.  Il s'agit de l'intégrité, du service et de la responsabilité.  Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques en matière de protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, de protection des enfants, d'absence de harcèlement sur le lieu de travail, d'intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la traite des êtres humains et bien d'autres encore.

L'égalité des sexes : L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d'autres avantages et allocations de soutien.

Environnement de travail : L'IRC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. L'IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.                                                           

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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